办公室主任应具备哪些基本素质

有人说机关办公室人员是“万金油”、“电线杆”。有的把办公室工作概括“三为三办”：为领导、为机关、为基层服务;办文、办事、办会。这些说法不无道理，但在实际工作中，要当好办公室主任，其内涵远远不是这样简单的。要称职的办公室主任至少要具备以下六个方面的基本素质。

　　一、 应具备一定的理论政策水平

　　具备一定的理论政策水平，对当好办公室主任，当好办公室工作尤为重要。这是因为办公室工作是一项政策性很强、要求非常严格规范的工作，在制作的文件、起草的领导讲话中，都要涉及到一些政策规定，以及本单位的具体规章制度等等。办公室主任既是文件、材料的 “捉刀者”，又是第一把关人。如在这方面出现闪失，不仅个人出洋相，有损机关形象，而且可能在基层和人民群众中造成难以挽回的不良影响。

　　二、应具备良好的思想道德品质

　　这是因为办公室主任在领导身边工作，对各位领导的情况要了解得多一些，知道的事情也多一些，向领导反映情况的机会也多一些。一是办公室主任要当好“润滑剂”。特别是党政班子成员之间有隔阂、有误会的时候，办公室主任要维护班子的团结，不要煸风点火，不要犯自由主义。有时要当“受气筒”，宁可自己受点委屈，也不能把领导之间的关系弄僵。二是办公室主任要甘当“人梯”。单位要选拔干部时，领导往往会事先征求身边同志的意见和看法，甚至要安排办公室主任去负责考察等。办公室主任就要当好伯乐，不能有私心，更不能有亲有疏。切实按照“德、能、勤、绩、廉”的标准来选人，把真正符合干部队伍建设“四化”条件的同志推荐出来。相对来讲，办公室主任的应酬要多一些，与外界接触多一些，不能假公济私、越权办事，要谨慎交友、洁身自好。

　　三、应具备较强的组织协调能力

　　办公室是一个综合部门，主任要善于处理好上下左右相关部门和单位的关系。就是在机关内部也要处理好与其他部门、处室的关系。不能狐假虎威，更不能发号施令、指手画脚。这是因为领导的意图要通过办公室传递到每个部门、甚至每位职工，如果关系处理得不融洽，领导的意图就很难变成实际行动。工作需要大家齐心协力才能做好，要把架子放下来，和大家一起商量着办，在落实中发现问题，帮助解决一些困难，这样事情才能办好。基层的同志会尊重你，感激你。办公室主任不仅要能办事，还要会办事。这就要看主任的工作艺术与技巧。同样是办一件事情，其结果会出现多种情况，在实际工作中，这样的例子是屡见不鲜的。组织协调能力是一个重要因素。

　　四、应具备较好的文字功底和表达能力

　　办公室主任几乎天天与文字材料打交道，一定要有较强的写作能力。一是要善于起草党政方面的各种文件。二是要善于起草领导讲话、工作报告、调查研究、经验总结等材料，这是大量的经常性的工作。三是还要善于写一些常用的应用文，如贺信、祝辞、信函，甚至检查、唁电之类的应用文。它虽然用得不多，但要求却非常严格，弄不好会适得其反。四是还要善于写作与企业相关的材料，如联营协议、合同、起诉书、广告词等。写这些材料要特别慎重，要反复推敲，材料要经得起法律、时间的检验。往往一字之差，就会涉及到一个企业的兴衰。

　　五、应具备较全面的相关常识和专业知识

　　办公室是一个综合部门，写领导讲话、各种材料，都需要了解各方面的情况，因此，必须学习企业的相关知识。作为办公室主任，学习是无止境的，要做好当前工作，起码要学习计算机，只有熟悉的掌握，才能提高工作效率，了解更多信息。还要学习加入WTO后企业面临的机遇与挑战、市场游戏规则等知识。还有电子商务、网络经济、期货等专业常识。

　　六、应具备多才多艺的特长

　　办公室主任是机关活动的组织者，要经常组织知识竞赛、演讲、节日文艺汇演、体育项目和棋牌比赛。还要举办是书法、摄影、美术、集邮等展览。办公室主任应是文体活动的积极分子，兴趣要广泛。该正经的时候，要庄重、严谨;该活跃的时候，要放得开，乐得起来。因此，对琴棋书画、吹拉弹唱也要略知一二。如果你什么都不会，单位的气氛就很沉闷，业余文化生活就活跃不起来。办公室主任不会娱乐，单位的职工文化生活的质量就不好提高改善。如果主任们能做到：喝三两酒不醉，唱歌节拍都对，跳舞基本步法都会，书法摄影看着不累，下棋有招还懂球类。单位的领导和职工肯定喜欢你。这就是做好工作的基础，也是有利的一个条件。